Küçük işletmeler için filo yönetimi: araç, sürücü ve masraf takibi

Filo yönetimi sadece yüzlerce aracı olan şirketlerin işi değildir. 3-5 araçlık bir işletmede de "hangi araç kimde, muayenesi ne zaman, bu ay ne kadar yaktı?" soruları her gün sorulur.

Küçük filoların en sık yaşadığı sorunlar

• Muayene, sigorta ve kasko tarihleri farklı araçlarda farklı zamanlara denk gelir; biri mutlaka unutulur.
• Hangi sürücünün hangi gün hangi aracı kullandığı kayıt altında değildir.
• Yakıt ve servis fişleri farklı kişilerde toplanır, ay sonunda toplam çıkarmak zorlaşır.
• Araç başına maliyet bilinmediği için araç yenileme kararı tahmine dayanır.

Düzenli bir filo için 5 adım

1. Araç kartı: Her aracın plaka, model, km ve belge bilgileri tek yerde.
2. Sürücü atama: Sürücüler yalnız kendilerine atanan araçları görür ve kaydeder.
3. Kullanım kayıtları: Sürücü, başlangıç–bitiş saati ve km ile her kullanım kayıtlı.
4. Hatırlatıcılar: Bütün araçların tarihleri tek takvimde, zamanında bildirim.
5. Raporlar: Araç ve filo bazında masraf, km başı maliyet ve tüketim.

Takip cihazı kullanıyorsan

Araçlarında Arvento gibi bir takip sistemi varsa km ve son konum bilgisi otomatik alınabilir; böylece km'yi elle girmen gerekmez. Mesai saatleri dışında hareket eden araçlar için uyarı almak da kötüye kullanımı erken fark etmeni sağlar.

KVKK'yı unutma

Sürücü ve kullanım verileri kişisel veridir. Bu verilerde veri sorumlusu işletmedir; sürücülerini bilgilendirmen ve kullanılan yazılımla veri işleme sözleşmesi yapman gerekir. Konum geçmişi yerine yalnız son konumu tutmak gibi veri minimizasyonu ilkeleri riskini azaltır.

Araçlar Cepte ile

Filo alanı oluştur, ekibini sahip, yönetici ya da sürücü olarak davet et. Sürücüler yalnız atandıkları aracı görür; kullanım kayıtlarını ve masraflarını telefonundan ekler. Arvento kullanıyorsan bağlantı ücretsizdir: km ve son konum otomatik gelir, Excel raporlarını içe aktarabilirsin. Filonun bütün masraflarını tek raporda Excel ya da PDF olarak alırsın. 5 araca kadar ücretsiz; daha fazlası için bize yazman yeterli.